Facture proforma : définition et cas d'usage

Une facture proforma est un document qu'une entreprise peut utiliser pour confirmer les conditions d'un accord de fourniture de biens ou de services à un client. Elle comprend généralement une description de ce qui sera fourni, le prix, les conditions de paiement et d'autres détails pertinents sur la transaction. Très proche d'un devis, c'est un outil commercial pratique.

Dans cet article, nous verrons ce qu'est une facture proforma, pourquoi elle est importante, et comment la générer et l'utiliser de la manière la plus efficace.

Comprendre les factures proforma

Une facture proforma peut être considérée comme un brouillon préliminaire de facture. Il s'agit d'un accord informel entre un fournisseur et un client, qui permet à ce dernier de savoir à quoi s'attendre lors de la facturation finale.

Les factures proforma sont souvent émises une fois que l'acheteur et le vendeur ont négocié les prix et les autres conditions pertinentes. Elles ne sont pas juridiquement contraignantes comme le sont les véritables factures, mais elles peuvent avoir des conséquences juridiques.

« Pro forma » signifie « pour la forme » en latin, ce qui souligne le caractère provisoire de ce document ou son rôle d'étape dans un processus.

L'utilisation d'une facture proforma est-elle obligatoire ?

Non, elle n'est pas obligatoire. Les factures proforma n'ont pas de validité fiscale comme les factures (autrement dit, une entreprise ne peut pas les utiliser pour justifier un achat auprès de l'administration fiscale). Les factures proforma ne sont pas réglementées et n'ont pas à être transmises aux autorités. Si de nombreuses entreprises utilisent les factures proforma, d'autres préfèrent un autre format de devis, une simple liste de prix assortie de conditions générales, ou passent directement à une facture officielle.

Comme nous l'avons dit, les factures proforma ne sont pas juridiquement contraignantes en tant que telles, mais elles peuvent avoir des conséquences juridiques une fois « acceptées ». Par exemple, un garagiste peut vous demander de signer et d'approuver une facture proforma avant de commencer les travaux. Une fois le document signé, vous ne pourrez pas revenir en arrière en disant : « Je ne savais pas que ça coûterait si cher ! »

Quand une facture proforma est-elle utilisée ?

Une facture proforma est utilisée lorsqu'un vendeur et un acheteur ont conclu un accord provisoire, mais n'ont pas encore finalisé la transaction. Elle est utile pour confirmer ce qui a été promis au client. Ces documents sont souvent émis après les négociations commerciales, vers la fin du processus de vente.

Les factures proforma sont particulièrement utiles lorsqu'une entreprise fournit des biens ou des services à forte valeur, ou des produits fabriqués sur commande. Elles méritent donc d'être envisagées si c'est le cas pour votre activité.

Nous reviendrons plus loin dans cet article sur leur utilisation courante dans le commerce international.

Facture proforma, facture et devis sont-ils des documents différents ?

Oui, ces trois documents ont des finalités différentes. Voici un exemple illustrant comment une entreprise utilise les trois dans son processus de vente et d'exécution.

L'entreprise X conçoit un nouveau site web pour le client Y. Après les premières réunions, l'entreprise X envoie un devis.
Le client Y décide d'apporter quelques modifications aux livrables du projet et demande un prix légèrement plus avantageux. L'entreprise X accepte le nouveau prix et émet une facture proforma.
Une fois le travail terminé, l'entreprise X envoie la facture finale au client Y.

Nous allons maintenant nous pencher sur les caractéristiques des factures et des devis, et sur la manière dont ils se comparent aux factures proforma.

Facture et facture proforma

Qu'est-ce qu'une facture ?

Une facture est un document juridiquement contraignant qui exige le paiement de biens et de services. Ces instruments commerciaux officiels sont exigés et réglementés par les administrations fiscales. Ils ont une validité fiscale, c'est-à-dire qu'ils permettent de prouver une transaction et de déduire la TVA.

Chaque pays a ses propres règles et réglementations en matière de TVA applicables aux factures. Plus de 40 pays ont également introduit une forme d'obligation de facturation électronique ou de e-reporting.

Quelle est la différence entre une facture proforma et une facture ?

Une facture proforma contient pratiquement les mêmes informations qu'une facture, à l'exception du numéro de facture. Le document indique aussi clairement qu'il s'agit d'une « proforma ».

Une facture proforma n'est pas utilisée à des fins comptables ou fiscales, et son objectif est différent. C'est un devis ou un engagement à fournir des biens ou des services selon les conditions indiquées, et non une demande de paiement.

Devis et facture proforma

Qu'est-ce qu'un devis ?

Un devis confirme simplement le prix de biens ou de services. Il peut être aussi simple qu'un courrier décrivant ce qui sera fourni et le prix associé. Les entreprises l'utilisent plus tôt dans le processus de vente que les factures proforma. Un client qui demande un devis souhaite souvent comparer les prix de différents fournisseurs.

Les devis peuvent être fournis sans négociation préalable et servir de base à la négociation du prix ou de la prestation. Une fois les négociations terminées, l'entreprise peut alors envoyer une facture proforma pour confirmer le prix final, généralement avant le début des travaux ou la livraison des biens.

Comment une facture proforma se compare-t-elle à un devis ?

Comparée à un devis, en particulier lorsqu'une entreprise utilise les deux dans son processus de vente, une facture proforma s'apparente davantage à un accord ou à un engagement conclu.

Certaines entreprises émettent un devis puis envoient directement une facture, en sautant l'étape de la facture proforma. D'autres utilisent les trois documents.

Une facture proforma laisse au client la possibilité de discuter ou de contester le prix ou les conditions, car il ne s'agit pas d'une facture de vente définitive.

Pourquoi les factures proforma sont-elles importantes ?

Les vendeurs utilisent les devis et les factures proforma pour confirmer les prix et les livrables avec leurs acheteurs. Cela garantit qu'il n'y aura pas de mauvaise surprise pour le client à la réception de la facture finale. Dans cette optique, une facture proforma doit être mise à jour pour refléter tout changement résultant de négociations ultérieures.

Utiliser les factures proforma dans le commerce international

Les factures proforma peuvent être particulièrement utiles aux entreprises présentes sur les marchés internationaux, car les prix, les livrables et les réglementations varient d'un pays à l'autre.

L'International Trade Administration décrit la facture proforma comme un document utilisé comme « outil de négociation entre le vendeur et l'acheteur avant une expédition à l'export » et recommande d'en émettre une pour « établir un devis au début d'une transaction à l'export ».

Cet organisme commercial confirme également que la facture proforma deviendra la facture commerciale finale une fois que les marchandises seront arrivées à destination et auront été dédouanées. En savoir plus auprès de l'International Trade Administration.

Les autorités douanières examineront la description des marchandises expédiées figurant sur la facture proforma dans le cadre de leurs contrôles et émettront les taxes correspondantes.

Que contient une facture proforma ?

Il n'existe aucune ligne directrice formelle sur ce qui doit figurer sur une facture proforma. Les entreprises peuvent y inclure aussi peu ou autant d'informations qu'elles le souhaitent. Cependant, l'attente générale est que les factures proforma suivent le même format que les factures finales et contiennent les mêmes informations clés, à l'exception du numéro de facture.

Champs habituellement présents sur une facture proforma

La plupart des factures proforma contiennent les informations suivantes :

Le nom, l'adresse et les coordonnées de l'entreprise émettrice
Le nom et l'adresse du client
La date d'émission et la date d'échéance
Une description des biens ou services fournis
Le prix et la TVA applicable
La durée de validité des prix indiqués
Un lien vers les conditions générales éventuelles
Les conditions de paiement prévues
Les informations relatives à l'expédition internationale et/ou aux douanes, le cas échéant
La confirmation qu'il s'agit d'une facture proforma

Comment créer une facture proforma

N'oubliez pas que l'objectif d'une facture proforma est d'aider votre client à comprendre ce à quoi s'attendre dans sa facture finale. La meilleure approche est de faire en sorte que votre facture proforma ressemble fortement à cette facture.

La manière dont vous créez les factures proforma et la personne qui en est responsable varient en fonction de la taille et de la structure de votre organisation. Votre équipe commerciale peut s'en charger, ou cette tâche peut incomber à votre service comptable.

Créer des factures proforma avec Google Docs ou Microsoft Office

En tant qu'auto-entrepreneur, indépendant ou petite entreprise, vous êtes peut-être en phase de croissance pour répondre à la demande : utiliser Google Docs, Google Sheets ou Microsoft Office pour créer des devis ou des factures proforma est alors une solution tout à fait viable. Ces outils proposent des modèles faciles à utiliser dans divers formats.

Créer des factures proforma à l'aide d'un logiciel de comptabilité et de facturation

En tant qu'entreprise en croissance ou PME, le logiciel de comptabilité et de facturation que vous avez choisi — par exemple Sage ou Quickbooks — ou même votre plateforme commerciale vous permettra de générer rapidement des factures proforma clairement identifiées.

Votre système devrait également pouvoir préremplir la facture finale à partir de votre facture proforma, afin que vous puissiez confirmer les informations les plus récentes et créer votre facture officielle fiscalement valide.

Pour en savoir plus sur la création de factures proforma, consultez ces pages de ressources fournies par les éditeurs de logiciels de comptabilité :

Automatiser la facturation proforma

En tant que grande entreprise, vous utilisez très certainement déjà des logiciels de gestion commerciale et de comptabilité pour générer des factures proforma et des factures.

Votre défi est sans doute d'automatiser ou d'intégrer vos processus de facturation électronique pour garantir la conformité dans les pays où vous opérez.

Créer des factures pour les marchés internationaux

Comme nous l'avons souligné, les entreprises sont de plus en plus tenues de respecter des réglementations portant non seulement sur les exemplaires de factures officielles, mais aussi sur la facturation électronique.

Si vous servez plusieurs clients à l'international, vos systèmes commerciaux et comptables doivent rapidement identifier les règles applicables au pays de votre client et générer une facturation électronique conforme dans cette région.