Numéro de TVA : définition et utilité

Un numéro de TVA (taxe sur la valeur ajoutée) identifie une personne assujettie (entreprise) ou une entité juridique non assujettie aux fins liées à la TVA.

Par exemple, les administrations fiscales peuvent utiliser ce numéro pour suivre vos déclarations de TVA et les comparer avec les données déclarées par vos clients et fournisseurs, afin de détecter les erreurs et identifier les fraudes.

Dans cet article, nous nous concentrerons sur les numéros de TVA au sein de l'Union européenne (UE), bien que chaque pays appliquant la TVA dispose d'un équivalent.

Quand ai-je besoin d'un numéro de TVA ?

En règle générale, vous avez besoin d'un numéro de TVA dans chaque juridiction où vous êtes redevable de la TVA, mais il existe des cas où vous en aurez besoin même si vous n'en êtes pas redevable.

Par exemple, dans l'UE, un numéro de TVA est exigé lorsqu'une entité juridique souhaite réaliser une opération économique dans une autre juridiction de l'UE. Sans numéro, une entreprise ne peut pas fournir de biens ou de services au-delà des frontières.

Plus précisément, l'UE prévoit qu'une entreprise doit disposer d'un numéro de TVA dans les cas suivants (voir article 214, directive TVA 2006/112 - FR - EUR-Lex) :

• Lorsqu'elle effectue une livraison de biens ou une prestation de services soumise à la TVA.
• Lorsqu'elle effectue une acquisition intracommunautaire de biens.
• Lorsqu'elle reçoit des services pour lesquels elle est redevable de la TVA.
• Lorsqu'elle fournit des services pour lesquels le client est redevable de la TVA.

Voici un exemple du fonctionnement d'un numéro de TVA : l'entreprise A, située en France, achète une machine à l'entreprise B, située en Allemagne. Chaque entreprise dispose d'un numéro de TVA dûment enregistré auprès de l'administration fiscale compétente. La facture émise par l'entreprise B à l'entreprise A doit comporter les deux numéros de TVA.

Un numéro de TVA est-il identique à un TIN ?

Malheureusement, la réponse dépend du contexte. Les numéros d'identification fiscale (TIN, pour Tax Identification Numbers) sont utilisés dans de nombreux pays pour identifier les entreprises à des fins fiscales. Mais la définition du TIN varie considérablement d'un pays à l'autre. L'OCDE maintient une page très utile recensant les TIN utilisés dans chaque pays.

Par exemple, la TVA n'existant pas aux États-Unis, les entreprises utilisent des TIN sans rapport avec la TVA, tels que les SSN, EIN et ITIN.

En revanche, dans les pays appliquant la TVA, la tendance est de simplifier les choses en n'ayant qu'un seul numéro d'identification pour toutes les démarches, ce qui rend le TIN et le numéro de TVA essentiellement identiques.

En Europe, la plupart des pays disposaient déjà d'un type de TIN ou d'identifiant d'entreprise avant la directive TVA de l'UE — par exemple, la France utilisait les numéros SIRET et SIREN, et l'Espagne le CIF. Ils s'en sont servis comme numéro de TVA en y ajoutant un préfixe correspondant au code pays. Par exemple, une entreprise française dont le SIRET est 12345678901 aurait un numéro de TVA FR12345678901.

À quoi sert un numéro de TVA ?

Comme nous l'avons expliqué, un numéro de TVA sert généralement à identifier une entreprise dans toute démarche liée à la TVA. Voici quelques exemples d'utilisation :

1. Les entreprises l'utilisent pour suivre leur TVA déductible et leur TVA collectée.
2. Dans les transactions B2B au sein de l'UE, un mécanisme d'autoliquidation peut être appliqué. Les entreprises doivent toutefois vérifier que le numéro de TVA du client est valide.
3. Dépôt des déclarations fiscales.
4. Identification du pays d'imposition.

Qui peut délivrer un numéro de TVA ?

Afin de prévenir la fraude à la TVA, la législation de l'UE autorise uniquement les administrations fiscales à attribuer des numéros de TVA aux entreprises.

Existe-t-il un numéro de TVA unique pour toute l'UE ?

Non, chaque État délivre son propre numéro de TVA. Si une entreprise fournit des biens ou des services dans différentes juridictions, elle peut être tenue de demander un numéro de TVA dans chacune d'elles, selon la législation fiscale applicable.

Voici un autre exemple : l'entreprise A (située en Espagne) vend des biens à l'entreprise B (située en France). L'entreprise A n'est pas obligée de demander un numéro de TVA en France ; il suffit qu'elle dispose d'un numéro de TVA espagnol dûment enregistré. Cependant, la législation française peut prévoir que si l'entreprise A dépasse un seuil annuel de ventes en France, elle devra alors obtenir un numéro de TVA français.

C'est pourquoi il est toujours recommandé d'examiner la législation TVA avant de commencer à vendre dans un nouveau pays.

Formats des numéros de TVA dans l'UE

Dans l'UE, tous les numéros de TVA comportent plusieurs chiffres, précédés d'un code pays à deux lettres.

Voici quelques exemples de structures de numéros de TVA selon le pays :

PaysFormatRemarquesAutricheAT suivi de U et de 8 chiffresBelgiqueBE suivi de 10 chiffresPeut commencer par 0 ou 1.BulgarieBG suivi de 9 ou 10 chiffresCroatieHR suivi de 11 chiffresChypreCY suivi de 9 caractèresPeut inclure des caractères alphanumériques.TchéquieCZ suivi de 8, 9 ou 10 chiffresDanemarkDK suivi de 8 chiffresEstonieEE suivi de 9 chiffresFinlandeFI suivi de 8 chiffresFranceFR suivi de 2 caractères et 9 chiffresLes deux premiers caractères indiquent la région ou le statut.AllemagneDE suivi de 9 ou 12 chiffresGrèceEL suivi de 9 chiffresHongrieHU suivi de 8 chiffresIrlandeIE suivi de 8, 9 ou 10 chiffresItalieIT suivi de 11 chiffresLettonieLV suivi de 11 caractèresPeut inclure des caractères alphanumériques.LituanieLT suivi de 9 ou 12 chiffresLuxembourgLU suivi de 8 chiffresMalteMT suivi de 8 chiffresPays-BasNL suivi de 9 chiffres

Comment obtenir un numéro de TVA

Même si la TVA est presque harmonisée au sein de l'UE, chaque pays dispose de son propre système. Tous les gouvernements publient sur leur site web les instructions pour obtenir un numéro de TVA sur leur territoire.

Chaque pays définit les informations obligatoires que les entreprises doivent fournir pour obtenir un numéro de TVA. Dans certains cas, les informations exigées diffèrent selon qu'il s'agit d'entités juridiques, de professionnels ou d'entités assujetties sans personnalité juridique.

Généralement, la personne concernée remplit un formulaire électronique avec les informations générales de l'entreprise. Ce formulaire fiscal doit être signé et soumis par voie électronique. Après plusieurs semaines, l'administration fiscale délivre le numéro de TVA.

Voici un exemple de formulaire fiscal utilisé par l'administration fiscale espagnole :

Comment vérifier si un numéro de TVA est valide

Dans une transaction B2B, les entreprises doivent vérifier la validité des numéros de TVA de leurs clients. À cette fin, chaque pays dispose d'une base de données nationale des numéros de TVA, alimentée par l'administration fiscale compétente.

Les entreprises peuvent consulter la base de données nationale pour savoir si un numéro de TVA donné est actuellement valide ou non. Les informations sur les anciens numéros de TVA ne sont pas disponibles ; autrement dit, vous ne pouvez pas savoir si une entreprise possédait un numéro de TVA valide l'an dernier. Seuls les numéros de TVA actuels figurent dans la base.

Qu'est-ce que le VIES ?

VIES est l'acronyme de VAT Information Exchange System (Système d'échange d'informations sur la TVA). Il s'agit d'un formulaire en ligne qui permet aux entreprises de valider les numéros de TVA des opérateurs économiques enregistrés dans l'UE. Le VIES est détenu et exploité par la Commission européenne et est disponible en plusieurs langues.

Dans la plupart des juridictions, les entreprises trouveront une option pour figurer dans le VIES sur le formulaire fiscal utilisé pour demander un numéro de TVA. Il suffit de cocher cette case. Toutefois, certains pays exigent une demande distincte pour les transactions intracommunautaires.

Lorsque vous vérifiez un numéro de TVA sur le VIES, deux résultats sont possibles :

1. Les informations TVA de l'UE existent (valide).
2. Les informations TVA de l'UE n'existent pas (non valide).

En raison de la législation européenne sur la protection des données, le VIES ne fournira jamais le nom ni les coordonnées d'une entreprise, mais si vous les connaissez, vous pouvez les inclure dans la requête pour vérifier qu'ils sont corrects.

Voici un exemple de validation du numéro de TVA d'Invopop sur le VIES :

[Insérer l'image ici]

Alors, en quoi le VIES peut-il vous être utile ? Si l'entreprise A (située en France) fournit des biens à l'entreprise B (située en Allemagne), et que les deux sont enregistrées dans le VIES, comme il s'agit d'une transaction intracommunautaire, l'entreprise B doit consulter le VIES pour vérifier que l'entreprise A dispose bien d'un numéro de TVA valide.

Si le numéro de TVA n'est pas valide, il est déconseillé de réaliser des transactions avec ce client, du moins tant que vous n'avez pas découvert pourquoi il ne figure pas dans le VIES. Il est également possible de contacter l'administration fiscale du client pour vérifier ce numéro de TVA.

Plusieurs explications sont possibles :

1. Le client n'a pas encore activé l'option VIES sur son formulaire fiscal ou doit présenter une demande distincte pour les transactions intracommunautaires.
2. L'administration fiscale n'a pas encore communiqué le numéro de TVA au client.
3. Le client n'a pas demandé de numéro de TVA.
4. La base de données nationale est hors service.

Les résultats fournis par l'outil VIES proviennent des bases de données nationales et sont mis à jour régulièrement. Les pays sont chargés de maintenir leurs bases de données et de les tenir à jour. En cas d'erreur dans le VIES, la Commission européenne décline toute responsabilité.

Que faire en cas d'erreur ? Si une entreprise constate une erreur dans le VIES, elle doit contacter immédiatement sa propre administration fiscale pour résoudre le problème.