Análisis de los problemas de la facturación

Tras pasar los últimos 15 años trabajando en una gran variedad de proyectos de comercio electrónico —desde mis propias facturas como autónomo, vendiendo flores, entradas para conferencias y trayectos en coche, hasta integraciones con agencias tributarias en Latinoamérica—, mi conclusión es siempre la misma: la facturación debería ser mucho más fácil de usar de lo que es hoy.

Todos somos conscientes del avance constante de la digitalización en cada aspecto de la vida, ya que la informática facilita compartir datos en un mundo cada vez más conectado. La facturación no es una excepción y, de hecho, seguro que has recibido un montón de facturas en PDF tras compras online o después de tus trayectos en Cabify. Por definición, esas facturas son digitales, puesto que las recibes en formato electrónico; y desde luego, las empresas que te las envían no las imprimen antes. Todas se generan digitalmente.

Sin embargo, como esas facturas no contienen datos estructurados, cuando llega el momento de pasarlas al equipo o al software de contabilidad o de gestión de gastos, en realidad se le aplica un escaneo OCR o se le pide a una persona que copie y pegue los datos de la factura en la plataforma contable para poder incluirlos en los informes de gastos.

Piénsalo un momento. La empresa que te factura crea la factura digitalmente, pero al enviártela utiliza un formato impreso que solo es apto para humanos. El destino final de esos datos es una plataforma contable que únicamente sabe trabajar con datos estructurados.

Esto es, claramente, muy poco eficiente.

¿Por qué pasa esto? Creemos que las soluciones actuales de facturación electrónica son demasiado complicadas y que las empresas no tienen incentivos suficientes para invertir el tiempo de desarrollo necesario. Y, sinceramente, ¿quién puede culparlas? Ya es bastante complicado construir un producto que la gente quiera comprarte.

Los problemas a la hora de enviar facturas no se limitan tampoco a lo que reciben los clientes. He hablado con muchas grandes empresas que se han pasado semanas o meses construyendo una integración con su ERP o su plataforma contable para llevar su propia contabilidad. Cada proveedor de software tiene sus propias APIs y maneras concretas de recibir facturas, lo que hace que poner en marcha una integración consuma muchísimo tiempo. Si eres una empresa más pequeña, olvídate: tendrás que seguir enviándole hojas de cálculo a tu contable mientras te sientes culpable por no poder dedicar tiempo a una integración decente.

Y, por supuesto, si eres una startup con presencia global o aspiras a tenerla, no olvides que cada país en el que lanzas tiene su propio conjunto de herramientas locales preferidas por los contables. Como a mí, te habrá pasado oír a todos los contables del Reino Unido recomendar Xero, lo cual está muy bien si estás en uno de los países que cubren, pero la realidad es que Europa, Latinoamérica, África y la mayor parte de Asia tienen cada una su propio conjunto de herramientas recomendadas por los contables.

Por último, una vez que has resuelto todas las integraciones con terceros y la forma de enviar las facturas, como desarrollador todavía tienes que lidiar con los cambios de normativa, las reglas de validación y los distintos tipos impositivos en tu software. Sí, toda esta información es pública, pero estar al día de todos estos cambios requiere un esfuerzo que de otro modo podrías dedicar a mejorar tu producto.

Existen iniciativas que intentan resolver estos problemas. PEPPOL, un proyecto europeo con vocación global, está avanzando con paso firme, y el EDI lleva décadas en uso entre las grandes empresas. Pero, una vez más, nuestra opinión es que estas tecnologías son demasiado complicadas para utilizarse de forma rápida y sencilla.

En resumen, creemos que queda mucho por arreglar para que la facturación electrónica se generalice, pero cuando ocurra, los beneficios para las empresas serán enormes.