Verifactu : le système de facturation électronique espagnol expliqué

Contexte

Le 6 décembre 2023, l'Espagne a publié le décret royal 1007/2023, qui définit les exigences techniques applicables aux systèmes informatiques de facturation, ou « sistemas informáticos de facturación (SIF) ». Cette réglementation, communément appelée Veri*Factu, vise à lutter contre la fraude en garantissant l'intégrité, la traçabilité et l'auditabilité des systèmes utilisés par les entreprises pour émettre leurs factures.

D'ici le 1er juillet 2025, toutes les entreprises établies en Espagne devront utiliser des systèmes de facturation conformes à cette réglementation. Quelques exceptions s'appliquent : les entreprises qui utilisent le système Suministro Inmediato de Información (SII) ou TicketBAI, puisqu'ils remplissent une fonction similaire, ainsi que les entreprises dispensées d'émettre des factures.

Le gouvernement n'a pas encore publié les spécifications complètes de Veri*Factu, mais de premières informations sont disponibles ici.

Qu'est-ce qu'un système informatique de facturation (SIF) ?

La réglementation définit le « sistema informático de facturación » — ou système informatique de facturation (SIF) — comme tout matériel ou logiciel utilisé par les contribuables espagnols pour émettre des factures.

Cette catégorie large englobe donc les logiciels ERP, les systèmes de point de vente et tout logiciel de facturation. Plus précisément, la réglementation définit un système informatique de facturation comme tout système permettant aux contribuables d'émettre des factures en :

• Permettant la saisie des données de facturation par n'importe quel moyen.
• Conservant les données de facturation, soit en les stockant dans le système lui-même, soit en les exportant vers tout support physique ou électronique.
• Traitant les données de facturation, quel que soit le lieu où ce traitement est effectué.

Ces systèmes doivent enregistrer les données de facturation dans un format standard et respecter des exigences techniques spécifiques, que nous détaillerons plus loin.

Qu'est-ce qu'un système Veri*Factu ?

La réglementation introduit la possibilité, pour les systèmes de facturation, d'envoyer chaque enregistrement de facture en temps réel à l'administration fiscale espagnole (AEAT). Cet envoi en direct des enregistrements à l'administration fiscale reste toutefois facultatif pour les contribuables.

La réglementation désigne les systèmes de facturation qui transmettent les enregistrements à l'administration fiscale en temps réel comme des « systèmes VeriFactu » ou « systèmes de factures vérifiables ». Bien que ces systèmes ne constituent qu'un sous-ensemble des systèmes informatiques de facturation visés par la réglementation, l'ensemble du texte est lui-même couramment appelé « réglementation VeriFactu », ce qui peut prêter à confusion.

Selon les mots de l'AEAT :

Cette réglementation est communément appelée « Règlement Veri*Factu », en référence à la méthode la plus simple et la plus efficace pour s'y conformer, qui consiste à envoyer électroniquement les enregistrements de factures à l'administration fiscale au moment de leur production. (Source :

Agencia Tributaria : El « Reglamento Veri*Factu »

)

Champ d'application de la réglementation Veri*Factu

Suis-je tenu d'utiliser un système informatique de facturation ?

Si votre entreprise est redevable de l'impôt en Espagne, vous devez utiliser un SIF conforme à cette réglementation. En termes plus techniques, la réglementation s'applique à toute entreprise disposant d'un établissement stable au regard de la TVA en Espagne, qu'elle soit résidente ou non-résidente.

Il existe quelques exceptions :

• Les entreprises qui déclarent leurs factures au système Suministro Inmediato de Información (SII), obligatoire pour celles dont le chiffre d'affaires annuel dépasse six millions d'euros, n'ont rien à changer.
• Les entreprises de la région d'Euskadi (Biscaye, Guipúzcoa et Álava) se conforment déjà à la réglementation TicketBAI, équivalente à Veri*Factu, et n'ont donc rien à modifier.
• Les entreprises dispensées d'émettre des factures en vertu du règlement des obligations de facturation (décret royal 1619/2012), notamment dans les secteurs de l'agriculture, de l'élevage et de la pêche, sont exemptées de la réglementation Veri*Factu.

Suis-je tenu d'utiliser un système Veri*Factu ?

L'utilisation d'un système Veri*Factu n'est pas obligatoire ; l'obligation porte sur l'utilisation d'un SIF conforme. La transmission en direct des factures à l'administration fiscale peut toutefois présenter certains avantages, comme la simplification des procédures et la transparence vis-à-vis de l'administration.

L'administration fiscale a vraisemblablement introduit cette possibilité comme une première étape vers un avenir où les entreprises n'auront plus à déposer de déclarations périodiques telles que les déclarations de TVA, puisque l'administration disposera déjà de toutes les informations nécessaires.

Calendrier d'adoption de Veri*Factu

Voici le calendrier prévu pour se mettre en conformité avec la réglementation :

• Le ministère devrait publier un texte complémentaire précisant les détails techniques applicables aux systèmes de facturation. Cette publication est attendue au cours du premier trimestre 2024.
• Les éditeurs de logiciels de facturation disposeront de neuf mois à compter de cette publication pour s'y conformer. De la même manière, l'administration fiscale aura neuf mois pour mettre en place le système de réception électronique des enregistrements de factures.
• Les entreprises devront avoir adopté un SIF conforme au plus tard le 1er juillet 2025.

Veri*Factu, TicketBAI, SII et facturation électronique : quelles différences ?

Si vous suivez les réglementations applicables aux factures en Espagne, il est facile de s'y perdre entre les différents systèmes et textes introduits par le gouvernement. Faisons donc un rapide tour d'horizon.

Systèmes déjà en vigueur

Commençons par les systèmes déjà en application : le Suministro Inmediato de Información (SII), FacturaE et TicketBAI.

Suministro Inmediato de Información (SII)

Le SII est un système de déclaration des factures introduit en Espagne en 2017. Il oblige certains contribuables à transmettre électroniquement à l'administration fiscale un fichier XML contenant les informations relatives à leurs opérations soumises à la TVA (factures émises et reçues). Le système est obligatoire pour les contribuables dont le chiffre d'affaires annuel dépasse six millions d'euros, pour ceux appartenant à certains groupes TVA et pour ceux relevant du régime de remboursement mensuel.

Ces contribuables doivent déclarer leurs enregistrements de facturation quasiment en temps réel, généralement dans un délai de quatre jours après l'émission ou la réception d'une facture. Le SII offrant déjà à l'administration fiscale une vue détaillée de la position TVA des entreprises concernées, celles qui y sont soumises sont exemptées de Veri*Factu.

FacturaE

FacturaE est un format de facturation électronique imposé en Espagne pour les transactions avec les entités du secteur public. Introduit en 2015, il oblige tous les fournisseurs et prestataires qui facturent les administrations publiques espagnoles à émettre et à transmettre leurs factures électroniquement dans un format XML spécifique appelé FacturaE.

TicketBAI

TicketBAI est l'équivalent de VeriFactu dans la région d'Euskadi, également connue sous le nom de Pays basque espagnol. Sa mise en œuvre se fait progressivement dans chacune des trois provinces d'Euskadi depuis 2021, le déploiement complet étant prévu pour 2024. À l'instar de VeriFactu, TicketBAI impose à tous les contribuables professionnels d'utiliser un logiciel de facturation certifié, conforme à des exigences techniques précises.

Les logiciels de facturation TicketBAI doivent inclure un code QR unique et une signature électronique sur chaque facture. Comme la réglementation TicketBAI est analogue à VeriFactu, les entreprises qui doivent s'y conformer n'auront pas à se soucier de VeriFactu.

Facturation B2B et Veri*Factu

Enfin, comment Veri*Factu se compare-t-il à la future réglementation espagnole sur la facturation électronique B2B ? Les deux exigences sont compatibles et coexisteront à l'avenir.

La différence essentielle est que Veri*Factu introduit principalement des exigences sur les informations que les logiciels de facturation doivent conserver et sur la manière de les conserver, mais ne réglemente ni le format (PDF ou XML, par exemple) ni le canal (papier, e-mail ou canal gouvernemental) utilisé pour transmettre la facture. La réglementation sur la facturation électronique, en revanche, imposera l'utilisation d'un format électronique spécifique (autre que le PDF) et d'un canal défini pour l'envoi de ces factures.

Les entreprises espagnoles devront donc bientôt se conformer aux deux réglementations : utiliser un logiciel de facturation certifié qui respecte les exigences de sécurité de Veri*Factu, qui sait émettre des factures électroniques pour les ventes B2B et qui peut inclure des codes QR sur les factures B2C.

Exigences techniques applicables aux systèmes de facturation

Registre des factures

Les systèmes informatiques de facturation doivent enregistrer une entrée pour chaque facture émise à destination d'un client, avant ou au moment de son émission. En espagnol, ces entrées sont appelées « registros de facturación de alta ».

La réglementation impose un format et une structure standard pour chaque entrée, ainsi que des détails techniques précis garantissant que chaque enregistrement est traçable et ne peut être modifié sans laisser de trace dans le système.

Plus précisément, chaque enregistrement de facture doit comporter :

• Tous les champs habituels d'une facture : données fiscales du fournisseur et de l'acheteur, date d'émission, lignes de facturation, etc. Tous les champs monétaires doivent être exprimés en euros.
• Une « empreinte numérique » ou « hash » reliant les enregistrements consécutifs.
• Une signature électronique lorsque les factures ne sont pas transmises directement à l'administration fiscale. Autrement dit, la signature électronique n'est pas requise pour les systèmes Veri*Factu.
• Un code d'identification du système utilisé pour produire la facture.
• Un horodatage numérique.
• En cas de lien avec une facture rectificative, une référence numérique vers celle-ci.

Codes QR sur les factures

comme TicketBAI, la réglementation Veri*Factu impose également d'inclure sur les factures un code QR contenant les principaux champs de la facture. Cette obligation concerne aussi bien les factures complètes que les factures simplifiées, autrement dit ce que l'on appelle habituellement les tickets ou reçus.

De plus, si la facture a été transmise en direct à l'administration fiscale — c'est-à-dire générée par un système VeriFactu — elle doit comporter la mention « Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT » ou « VERIFACTU ».

Cela permettra aux clients de savoir qu'ils peuvent scanner le code QR pour vérifier directement la validité de la facture auprès de l'administration fiscale.