España publica el borrador del sistema de facturación electrónica B2B

El Ministerio de Asuntos Económicos de España ha publicado un borrador de real decreto que detalla cómo funcionará la facturación electrónica entre empresas (B2B) en el país. En este artículo te explicamos todo lo que necesitas saber sobre la futura obligación de las empresas de emitir facturas electrónicas en sus ventas B2B.

Resumen

• Las empresas podrán utilizar tanto una solución pública de facturación electrónica como una plataforma privada para enviar facturas a sus clientes. En ambos casos, el vendedor deberá enviar una copia de cada factura a la solución pública en formato Facturae.
• ‍Las plataformas privadas de facturación electrónica podrán utilizar cuatro formatos de factura: UBL, Facturae, CII o EDIFACT.
• El primer paso será que el Gobierno apruebe y publique este real decreto. Doce meses después, las grandes empresas (aquellas con una facturación anual superior a 8 millones de euros) tendrán que empezar a emitir facturas electrónicas y, 24 meses más tarde, será el turno de las empresas más pequeñas.
• Los compradores también deberán informar a los vendedores de si aceptan la factura y de cuándo la han pagado. Sin embargo, esta obligación no entrará en vigor hasta entre 36 y 48 meses después de la publicación del texto definitivo.

La facturación electrónica en España

Facturas entre empresas y administración pública (B2G)

Desde 2015, los proveedores que emiten facturas por importes superiores a 5.000 euros a la administración pública están obligados a usar un sistema de facturación electrónica llamado Facturae, o FACe. Si ya estás enviando facturas al Gobierno a través de este sistema, podrás seguir haciéndolo de la misma forma.

Facturas entre empresas (B2B)

En septiembre de 2022, el Gobierno español introdujo la obligación de utilizar la facturación electrónica en las relaciones B2B en España, supeditada a la publicación de los detalles técnicos sobre el funcionamiento del sistema.

Este texto define el funcionamiento general de la facturación electrónica en las relaciones comerciales (B2B) en España, pero no contiene especificaciones técnicas adicionales para las soluciones encargadas de implementarla.

Hay ciertas operaciones que no se verán afectadas por esta normativa. Las principales excepciones son:

• Ventas internacionales: la norma se aplica únicamente a las operaciones nacionales, por lo que, si el emisor o el destinatario de la factura es una empresa extranjera, no será necesario utilizar la facturación electrónica.
• Facturas simplificadas: en España, algunas operaciones pueden documentarse mediante una factura simplificada, que es lo que solemos llamar «ticket» (art. 4 del RD 1619/2012). Si actualmente puedes emitir facturas simplificadas, podrás seguir haciéndolo y no tendrás que pasarte a la facturación electrónica. Los principales supuestos en los que se permite la factura simplificada son:- Operaciones por importe inferior a 400 euros (IVA incluido).
• Operaciones por importe superior a 3.000 euros (IVA incluido) en determinados sectores (entre ellos, hostelería y restauración, transporte de viajeros y salas de fiesta).
• Facturas rectificativas.

Facturas a consumidores finales (B2C)

La nueva normativa se refiere únicamente a las ventas B2B, por lo que, si solo vendes a consumidores finales, podrás seguir facturando como hasta ahora. El Gobierno no ha anunciado ningún plan para implantar la obligatoriedad de la factura electrónica en las operaciones B2C.‍

¿Cuándo entrará en vigor la facturación electrónica en España?

El borrador del 19 de junio permite a cualquier ciudadano o empresa presentar alegaciones hasta el 10 de julio de 2023. Tras este plazo, el Ministerio de Asuntos Económicos introducirá las modificaciones oportunas y aprobará el texto definitivo, publicándolo en el BOE (Boletín Oficial del Estado).

Los siguientes plazos comenzarán a contar desde el día de la publicación del texto definitivo en el BOE:

• 12 meses: para que las empresas con una facturación anual superior a 8 millones de euros emitan facturas electrónicas.
• 24 meses: para que las empresas con una facturación anual inferior a 8 millones de euros emitan facturas electrónicas.
• 36 meses: para que las empresas con una facturación anual superior a 6 millones de euros informen sobre los estados de las facturas.
• 48 meses: para que las empresas con una facturación anual inferior a 6 millones de euros informen sobre los estados de las facturas.

¿Cómo funcionará la facturación electrónica en España?

La facturación electrónica B2B en España contará con dos tipos principales de soluciones:

1. Plataformas de intercambio de facturas electrónicas: soluciones tecnológicas privadas que permiten a vendedores y compradores enviarse facturas electrónicas entre sí.
2. Solución pública de facturación electrónica: el Gobierno creará su propia solución para el intercambio de facturas electrónicas. Cumplirá dos funciones:- Repositorio universal: recibirá copias de todas las facturas electrónicas emitidas a través de plataformas privadas, actuando como un repositorio universal y obligatorio.

• Alternativa gratuita: las empresas podrán utilizar la solución pública para emitir y recibir facturas electrónicas directamente, sin necesidad de plataformas privadas.‍

Las empresas que quieran recibir sus facturas electrónicas a través de un proveedor privado deberán comunicar a sus suministradores qué proveedor desean utilizar y en cuál de los cuatro formatos aceptados quieren recibir las facturas.

Las plataformas privadas deberán ser capaces de convertir las facturas a cualquiera de los formatos aceptados y enviarlas a la plataforma elegida por el destinatario. Esto es lo que se conoce como interoperabilidad.

Este proceso es similar al que está planeando Francia, con un repositorio central y plataformas privadas que pueden comunicarse entre sí o con la solución pública.

Formatos de factura electrónica aceptados

Habrá cuatro formatos de factura electrónica aceptados que los compradores podrán recibir de los vendedores:

• Facturae (un formato basado en XML creado por el Gobierno español).
• CII (CEFACT/ONU XML).
• UBL (ISO/IEC 19845:2015).
• EDIFACT (ISO9735).

La solución pública solo recibirá facturas en formato Facturae. Además, contará con un formulario web que las empresas podrán utilizar para crear facturas electrónicas manualmente. Esto significa que, si solo emites unas pocas facturas al mes, podrás crearlas manualmente dentro de la solución pública, de forma gratuita.

Firma electrónica

La nueva normativa exigirá que las plataformas privadas firmen digitalmente todas las facturas enviadas en nombre del emisor, utilizando firmas electrónicas avanzadas.‍

Las reglas de las firmas electrónicas avanzadas se definen en el artículo 10.1.a del Real Decreto 1619 aprobado en 2012, pero hoy en día existen muchos intermediarios que pueden emitir certificados o firmar documentos en tu nombre.

Código identificador único

Todas las facturas electrónicas deberán identificarse con un código único que contendrá el número de identificación fiscal del emisor, el número y serie de la factura y la fecha de expedición.

Estados de la factura electrónica

Del mismo modo que los vendedores estarán obligados a enviar facturas electrónicas, los compradores deberán informar al vendedor de dos datos, o hechos, relativos al ciclo de vida de la factura:

• Si aceptan o rechazan la factura y la fecha en que lo hacen.
• Que han pagado la factura íntegramente y la fecha en que se ha producido el pago.‍

El borrador denomina a estos hechos «estados de la factura». Los compradores deberán comunicar los estados en un plazo de cuatro días naturales (sin contar fines de semana ni festivos nacionales), a partir de la fecha en que se haya producido el hecho (por ejemplo, la fecha de aceptación o rechazo de la factura o la del pago íntegro).

Además, los compradores podrán comunicar voluntariamente otros tres estados:

• Si aceptan o rechazan parcialmente la factura y la fecha en que lo hacen.
• Que han pagado parcialmente la factura y la fecha en que lo han hecho.
• Que la factura ha sido cedida a un tercero para su cobro o pago, identificando al cesionario y la fecha de la cesión.‍

Normas para las plataformas de facturación electrónica

Requisitos para las plataformas de facturación electrónica

Las plataformas que quieran operar como plataformas de intercambio de facturas electrónicas deberán cumplir ciertos requisitos. Deberán:

• Conectarse con la solución pública de facturación electrónica.
• Cumplir la norma ISO/IEC 27001.
• Utilizar los protocolos seguros AS2 o AS4 para el envío de información.
• Utilizar firmas electrónicas avanzadas.
• Convertir las facturas electrónicas a cualquiera de los formatos aceptados.
• Disponer de un plan de continuidad de negocio.
• Garantizar una disponibilidad del servicio del 99 % y contar siempre con soporte disponible.
• Cumplir las normas de gobernanza de datos.
• Conectarse y trabajar con otras plataformas de forma gratuita.

Interconexión entre plataformas

Como se ha mencionado, la plataforma de facturación del vendedor debe poder enviar facturas a la plataforma que él y el comprador hayan acordado utilizar. Esta puede ser la solución pública de facturación electrónica o una plataforma privada. Esto implica que las plataformas privadas tienen que estar interconectadas.

Cuando una plataforma emisora necesite conectarse a una nueva plataforma, enviará una solicitud a la plataforma receptora. Esta deberá garantizar que la interconexión se produce en el plazo de un mes. Para ello, la plataforma receptora deberá:

• Aportar documentación técnica.
• Habilitar un entorno de pruebas.
• Dedicar los recursos necesarios.
• No cobrar cantidad alguna por ello.

‍El borrador también se refiere a los formatos que deberán utilizar las plataformas cuando se interconecten:

• Si el destino es una plataforma privada: la plataforma emisora transformará la factura a uno de los cuatro formatos de factura electrónica permitidos.
• Si el destino es la solución pública de facturación electrónica: la plataforma emisora enviará las facturas a la solución pública en formato Facturae, y la plataforma receptora se encargará de convertirlas al formato final.