Alemania aprueba la obligatoriedad de la facturación electrónica B2B

El 27 de marzo de 2024, el Bundesrat de Alemania aprobó la Ley de Oportunidades de Crecimiento (Growth Opportunities Act), que introduce la obligación de emitir facturas electrónicas en las operaciones nacionales entre empresas (B2B). A partir de 2025, la factura electrónica convivirá con la factura en papel como formato por defecto; otros formatos se aceptarán si el comprador está de acuerdo. De forma progresiva hasta 2028, todos los formatos de factura distintos de la factura electrónica se irán eliminando. A diferencia de otros países de la UE que han anunciado recientemente sus planes de facturación electrónica (como Francia, Polonia y España), esta ley no incluye ninguna obligación de reportar datos a la agencia tributaria ni requisitos relacionados con los canales utilizados para transmitir las facturas. Se centra estrictamente en el formato de la factura, dejando obsoletas las facturas en papel y los PDF simples en favor de las facturas electrónicas. El texto sí menciona que el e-reporting podría introducirse más adelante.

Ámbito de aplicación

La Ley de Oportunidades de Crecimiento solo afecta a las facturas de operaciones nacionales B2B. Las operaciones entre empresas y consumidores (B2C) quedan fuera de su ámbito. Asimismo, las operaciones actualmente exentas de emisión de factura no se verán afectadas. Es el caso de las operaciones inferiores a 250 € (salvo que el cliente solicite factura), las entregas exentas y el transporte de pasajeros. Las empresas no residentes que únicamente estén registradas a efectos del IVA en Alemania también podrían quedar excluidas de esta obligación.

Calendario

La nueva ley distingue entre las facturas electrónicas y las «otras facturas». Define la factura electrónica como aquella que se emite, transmite y recibe en un formato electrónico estructurado que permite su tratamiento electrónico y cumple con la norma europea de facturación electrónica (EN 16931) y sus sintaxis correspondientes (Directiva 2014/55/UE de 16 de abril de 2014).

La EN 16931 es una norma desarrollada por la Comisión Europea que describe el modelo semántico de datos (es decir, los campos obligatorios y opcionales de una factura y los valores que pueden contener) y dos sintaxis admitidas: UBL (Universal Business Language) y CII (UN/CEFACT Cross Industry Invoice), ambas basadas en archivos XML.

Tipo de factura | 2025 | 2026 | 2027 | 2028

Facturas en papel | Por defecto | Por defecto | +800.000 € No permitidas | No permitidas

Facturas en PDF | Permitidas | Permitidas | <800.000 € Por defecto | No permitidas

Facturas electrónicas EN 16931 | Permitidas | Por defecto | +800.000 € Por defecto | Por defecto

Facturas electrónicas no EN 16931 (p. ej., EDI) | Permitidas | Permitidas | Permitidas | No permitidas

Estos son los plazos establecidos por la Ley de Oportunidades de Crecimiento:

• Antes del 1 de enero de 2025: las facturas en papel son el formato por defecto. Los vendedores pueden enviar cualquier otro formato si el comprador está de acuerdo, incluidos PDF, formatos de factura electrónica y EDI.
• 1 de enero de 2025: los formatos de factura electrónica que cumplan con la EN 16931 se sumarán a las facturas en papel como formato por defecto. Esto significa que las empresas podrán empezar a enviar facturas electrónicas conformes con la EN 16931 sin necesidad del consentimiento del comprador. Otros formatos como PDF o EDI seguirán permitidos con el permiso del cliente.
• 1 de enero de 2027: las empresas con una facturación superior a 800.000 € deberán emitir facturas electrónicas conformes con la EN 16931. Las facturas en papel o en PDF ya no estarán permitidas, con una excepción: las empresas que utilicen EDI podrán seguir haciéndolo, aunque su implementación no cumpla con la EN 16931, siempre con el acuerdo del cliente.
• 1 de enero de 2028: las empresas con una facturación inferior a 800.000 € también deberán emitir facturas electrónicas conformes con la EN 16931 y no podrán utilizar facturas en papel ni en PDF. La excepción del EDI desaparecerá. Los vendedores podrán seguir usando EDI —si el cliente está de acuerdo—, pero su implementación EDI deberá cumplir con la EN 16931 o, al menos, garantizar la interoperabilidad con esta norma.

Los formatos ZUGFeRD y XRechnung

ZUGFeRD y XRechnung son dos formatos de factura electrónica que ya se utilizan en Alemania, especialmente en operaciones entre empresas y administraciones públicas (B2G), donde la facturación electrónica es obligatoria en algunos estados federados. El Ministerio Federal de Hacienda ha confirmado que ambos formatos cumplen los criterios de factura electrónica. XRechnung es un formato de documento XML conforme con los requisitos de la UE. ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forum Elektronische Rechnung Deutschland) es un formato híbrido que consiste en un PDF/A-3 con un XML incrustado, conforme con los estándares europeos. Ambos están basados en UBL y CII y son interoperables con ellos.

En mi opinión, ZUGFeRD parece el principal candidato a convertirse en el formato de factura de facto en Alemania, ya que combina un PDF legible por humanos con una factura electrónica legible por máquinas.

La excepción del EDI

La ley define la factura electrónica como aquella que contiene un archivo UBL o CII compatible con la EN 16931, pero existe una excepción. Si el emisor y el receptor de la factura acuerdan utilizar un formato estructurado distinto, una factura en ese formato se aceptará como factura electrónica siempre que permita extraer toda la información requerida por la EN 16931 o sea interoperable con ella.

Esta excepción se introdujo principalmente para dar cabida al protocolo de Intercambio Electrónico de Datos (EDI), que algunos sectores llevan años utilizando. Las empresas del sector de la automoción, farmacéutico y logístico utilizan el protocolo EDI para intercambiar electrónicamente pedidos, facturas y otros mensajes con clientes y proveedores. Cada empresa define su propia implementación EDI y puede usar distintas sintaxis de factura. EDIFACT es una sintaxis EDI de factura ampliamente utilizada.

Estos sectores ya intercambian millones de facturas en formatos electrónicos estructurados, por lo que obligarles a cambiar de un día para otro a UBL o CII no parecería justo. En consecuencia, la ley permite a las empresas utilizar cualquier factura electrónica EDI hasta 2028, con independencia de si cumple con la EN 16931, siempre que comprador y vendedor estén de acuerdo. Esta excepción desaparecerá en 2028, cuando las facturas EDI deberán cumplir con la EN 16931 o, si el comprador lo acepta, contener al menos toda la información requerida y ser interoperables con la norma.